Microsoft Access

A.         Membuka Jendela Microsoft Access

  Menjalankan Program Microsoft Access:

1.     Klik Start yang ada pada taksbar menu

2.     Setelah muncul sejumlah menu, klik Program/ All Program

3.     Klik Microsoft Office bila menggunakan Ms. Access 2003

4.     Klik Microsoft Office Access 2003

5.     Jika di Desktop terdapat Shortcut  Microsoft Office Access 2003, maka kemudian dapat pula langsung dilakukan double klik pada Shortcutnya. Maka akan tampil jendela program Microsoft Access  seperti yang tampak pada gambar.

6.     Pilihlah Blank Database, maka tampil kotak dialog File New Dokumen.

7.     Menentukan letak folder tempat dokumen/file

8.     Membuat nama file database sebagai contoh  biodata siswa, file yang tersimpan  dalam format standart Access yaitu mdb. Maka akan tampil kotak dialog objek database seperti yang tampak dalam gambar.

B.         Membuat Tabel Database

Table adalah sebuah lokasi informasi yang terstruktur, yang terdiri dari baris (rows) dan kolom (column), yang terdiri atas field, record, dan tipe data.

 

1. Field, Record, dan Tipe Data

Untuk mengenal lebih jauh tentang field, record, dan tipe data, perhatikan gambar berikut ini :

                                  Tabel 18. Contoh tabel      

Nomor Induk	Nama Siswa	Tempat	Tanggal Lahir
18234	Afifah Nurfadillah	Jakarta	23 September 1995
18235	Abdul Azis	Bandung	1 Desember 1994
18236	Budiantoro	Yogyakarta	3 Maret 1995
18237	Sheila Putri	Bali	4 Pebruari 1995

Keterangan:

Field adalah judul dari kolom dalam sebuah tabel

Record adalah data yang ada di dalam sebuah field

Tipe data adalah jenis-jenis data yang dikenal dalam sistem database

Tipe data yang dikenal oleh Access adalah :

a.      Text, adalah tipe data yang berisikan huruf atau kombinasi huruf dan angka. Tipe data ini memiliki panjang 255 karakter.

b.      Memo, adalah tipe data yang berisikan huruf atau kombinasi huruf dan angka. Tipe data ini memiliki panjang 65535 karakter.

c.       Number, adalah tipe data yang berisikan angka untuk perhitungan matematis. Tipe data ini memiliki panjang 1, 2, 4, atau 8 byte (1 byte = 1 karakter = 8 bit binary).

d.      Date/Time, adalah tipe data yang berisikan tanggal bulan dan tahun. Tipe data ini memiliki panjang 8 byte.

e.       Currency, adalah tipe data yang berisikan angka yang melibatkan 1 sampai 4 angka di belakang koma (desimal). Tipe data ini mampu terlibat dalam perhitungan sampai 15 digit di depan koma, dan 4 digit di belakang koma. Panjangnya 8 byte.

f.        AutoNumber, adalah tipe data yang berisikan angka yang mengalami increment (penambahan dengan skala kelipatan yang tetap). Defaultnya adalah 1. Panjangnya 4 byte.

g.      Yes/No, adalah tipe data yang berisikan jawaban yes/no, true/false, atau on/off. Panjangnya hanya 1 bit (bukan byte).

h.      OLE Object, adalah tipe data yang berisikan bermacam-macam object, seperti file Ms Word, spreadheet milik Ms Excel, grafik, gambar, dan sebagainya. Ukurannya tak terbatas, tergantung dari kapasitas hardisk.

i.        Hyperlink, adalah tipe data yang berisikan link ke sebuah objek atau situs web. Panjangnya 2048 karakter.

Selain type data diatas ada beberapa tipe data standart yang sangat familiar dalam bidang database dan  memiliki nama yang berbeda dari yang dikenal Access, akan tetapi Access juga dapat mengenali tipe data standart tersebut.

Tipe data yang dimaksud adalah :

a.      Char (karakter).

b.      String (kumpulan karakter).

c.       Integer (angka).

d.      Long Integer (angka).

e.       Dan sebagainya.

2. Menjalankan Objek Table

Untuk membuat tabel di Access, perhatikan langkah-langkah berikut ini :

a.  Buka file database yang telah dibuat sebelumnya, maka secara otomatis Access akan membuka kotak dialog

b.   Klik objek table, maka akan tampil ikon perintah objek table.

c.   Klik dua kali Create Table in Design view

Perhatikan! Kalian akan diminta untuk mengisi nama field (field name) dan menentukan tipe data untuk field tersebut. Pada bagian field size, kalian dapat mengatur berapa ukuran maksimal record yang anda izinkan untuk diisikan di field tersebut. Defaultnya adalah 50 karakter.

d.      Menambah Primary Key pada tabel dengan cara meng-klik kanan pada field dan pilih maka field menjadi Primary Key. Sebagi contoh field nomor induk menjadi Primary Keynya

• PrimaryKey adalah field yang berisikan record yang unik (tidak ada yang sama persis dalam satu tabel), yang menjadikannya kunci untuk mengidentifikasikan record-record yang ada di dalam tabel tersebut

e.   Jika anda ingin menambahkan atau menghapus field yang telah anda buat, maka anda dapat melakukannya dengan klik kanan pada field yang anda maksudkan, kemudian pilih insert rows (untuk menyisipkan field baru) atau delete rows (untuk menghapus field).

f.        Untuk menyimpan table dapat meng-klik File, Save maka tampil kotak dialog save table, ketik nama objek tabel sebagai contoh siswa. Klik OK

Dari proses menjalankan objek table tersebut di atas, maka pada layar anda akan tampak tabel siswa yang baru saja kalian buat.

Dengan cara yang sama, silakan anda buat tabel bernama “Nilai” dengan field Nomor Induk, Nama Siswa, Nilai B_Indonesia, Nilai Mat, dan Nilai B_Inggris.

g.   Untuk mengisi tabel yang sudah anda buat, klik dua kali  tabel yang bersangkutan, maka tampil tabel berikut:
h.  Tata cara dalam mengedit tabel dapat dilakukan dengan cara klik tabel yang diinginkan dan klik kanan pada tabel yang ingin anda edit, kemudian pilih .

C.         Membuat Query Database

Query adalah fasilitas standar yang diberikan oleh setiap aplikasi database, yang digunakan untuk menampilkan atau memilih data tertentu dari satu atau beberapa tabel untuk keperluan laporan atau untuk diolah lagi dalam operasi matematika.Query ini dibuat dalam bentuk text dengan aturan baku, yang dikenal dengan nama SQL (Structured Query Language).

Langkah-langkah yang harus anda lakukan dalam membuat sebuah query di Access adalah sebagai berikut :

1.     Klik objek Queries, klik dua kali, kemudian akan tampil seperti gambar berikut.

2.     Klik Add untuk tabel nilai dan Klik Add untuk tabel siswa. Selanjutnya akan tampil     

Desaign Queris.

3.     Pilihlah field-field mana saja yang anda ingin tampilkan dalam query, sebagai contoh field yang ditampilkan adalah Nomor Induk, Nama Siswa, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Nilai B_Indonesia, Nilai Matematika, dan Nilai B_Inggris.

4.     Simpanlah query dengan nama Nilai Siswa, dengan cara klik ikon , maka akan tampil seperti gambar berikut.

5.     Untuk melihat hasil Query dapat dilakukan dengan cara klik dua kali pada , maka akan tampil Query 

• Query terdiri atas beberapa jenis, yaitu query untuk menampilkan record (seperti yang sudah anda praktekkan), query untuk menambah record (append data), query untuk merubah record (update data), dan query untuk menghapus record (delete data). Untuk query menambah, mengubah, dan menghapus record dapat lebih anda pahami setelah anda belajar SQL Language.

D.      Membuat Form Database

Form adalah fasilitas database yang disediakan Access menampilkan isian data dalam bentuk familiar dan menarik  yang  tidak menguasai tabel dan database.

Langkah-langkah yang harus anda lakukan dalam membuat sebuah Form di Access adalah sebagai berikut :

1.     Klik objek Form, klik dua kali, maka akan tampil seperti gambar berikut.

                1. Field-field yang terdapat dalam tabel

                      2. Memindahkan field satu persstu ke Selected Field

                3. Memindahkan seluruh field ke Selected Field

                4. Field-field hasil seleksi yang digunakan untuk field Form

2.     Pindahkan seluruh field yang disediakan pada tabel dengan meng-klik  ke Selected  Field, maka akan tampil kotak dialog.

3.   Langkah selanjutnya adalah memilih layout form seperti yang tampak dalam gambar, pilih Coloumnar kemudian klik Next, maka tampil kotak dialog berikut:

4.     Klik Blueprint untuk memilih model tampilan form dan klik Next untuk langkah berikutnya.

5.     Ketiklah judul objek Form contohnya data siswa, dan klik Finish untuk mengakhiri pengaturan Form. Maka hasilnya tampak seperti gambar dibawah ini.

E.         Membuat Report Database

Report adalah fasilitas yang disediakan Access untuk mempermudah membuat laporan yang standart, atau dengan bentuk laporan yang diinginkan sesuai dengan fasilitas yang disediakan.

Langkah-langkah yang harus anda lakukan dalam membuat sebuah Report di Access adalah sebagai berikut :

1.     Klik objek Report, klik dua kali, maka akan tampil seperti gambar berikut.

2.     Pilih tabel atau query yang tersedia, pilih juga field yang diinginkan dan klik Next seperti yang tampak dalam gambar query yang dipilih adalah nilai siswa, maka report yang akan dihasilkan adalah laporan yang diingin bersumber dari objek query

3.  Langkah selanjutnya adalah memunculkan kotak dialog yang akan memberikan pilihan kepada anda bagian mana saja yang akan digroup, dan bagian mana yang akan diprioritaskan, klik Next

4.  Kotak dialog berikut adalah pilihan untuk mengurutkan data record pada tampilan report, seperti contoh urutan data yang diinginkan berdasarkan urutan nama siswa dengan abjad A s.d. Z (Ascending). Kemudian Klik Next

5. Langkah berikutnya adalah memilih layout dan orientasi tampilan objek Report. Kemudian Klik Next

6.  Langkah selanjutnya adalah memilih model tampilan objek Report, seperti pada gambar memilih model Casual, kemudian Klik Next.

7.     Langkah yang paling akhir adalah memberi judul objek Report, contoh Nilai Siswa, kemudian Klik Next

8.   Setelah melakukan pengaturan membuat Report, maka gambar berikut adalah Objek Report yang dihasilkan.